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公文审批系统解决方案

公文审批系统解决方案

 
1、系统简介
 
        公文审批系统是无纸化办公的核心,它包括公文传输、发文审批、收文传阅办理、公文档案库等重要模块。公文审批系统的规范化设计,对政府、机关、部队以及企事业单位的电子办公、电子政务、电子业务等将起关键作用。
  公文审批系统的标准化程度、技术的先进性与成熟性、系统结构搭建的严谨度、功能的清晰与合理性、模块间的科学关联,以及系统在运行时对环境的适应能力、流畅性、负载能力、易操作和易维护等,是衡量系统整体性能的重要指标。实践证明,智元公文审批系统能有效解决电子办公中的核心问题,成为构架可扩展式电子办公体系的强大基础,是真正意义上的无纸化网络办公平台
 
2、主要功能
 
2.1 发文管理
 
发文管理可实现以下功能:
 
        发文拟稿、核稿、领导审批、承办等;可做公文状态查询、收回、签收、修改、提交、会签、传阅、归档、删除等操作。转发公文,实时追踪,监督发文处理流程,并可及时追回公文。系统中流程允许用户自定义,使系统可以适应各种公文流程需求。系统支持全文批注和批注痕迹保留,方便发文稿件修改。
 
发文管理包括对下列环节的自动化处理:
 
发文拟稿:填写发文拟稿纸和发文正文以及相关的信息,发送给相关领导审核。
发文审核:审核者收到文件,需要时可对正文进行必要的修改,系统可保留所有的修改痕迹;签署审核意见,根据文件的内容和性质决定由谁签批,并发送给相关的责任人。
会签:所有收到签批请求的领导或各部门办公主管对文件进行批示,需要时可对正文进行必要的修改,系统可上载修改后的文件;完成后送办公室编号。
清稿:起草人清除领导对正文的修改痕迹,接收领导新增和删除的内容,对正文进行重新排版整理。
发文编号:会签完成后的文件,由办公室根据编号规则生成文号。
套打盖章:对已经清稿的文件进行套红头、盖电子公章。
发文归档:将办理后的文件进行归档处理,发文自动进入档案管理系统,可在公文归档库中分类查阅等处理。
发文打印:在公文流转的任意环节,均可将登记的发文封面和正文进行打印输出。
 
应用图例: 
 
                                                                                     
 
                                                                                     
 
                                                                                     
 
2.2 收文管理
 
        收文管理是指上级主管部门、有业务往来的单位或机关送给领导或有关部门阅批、办理的文件(包括正式文件和非正式文件)的处理过程。
 
收文管理可以实现以下功能:
 
对来文通过系统进行签收登记与录入、审核、批示、分发、承办、协办、传阅、归档等环节的处理;
对来文进行显示、排序、查询、打印;
对来文进行全自动跟踪与监督。
 
收文管理包括对下列环节的自动化处理:
 
收文登记:正式公文分为上级来文和下级来文两种(平级来文按上级来文归类)。来文分为加急、急、普通三类。根据来文的各种属性(文件标题、原文字号、主题词、收文日期、密级等)填写来文登记表,电子来文的正文直接附加。
审核分发:办公室主任审核登记收文,填写审核意见,根据来文的性质发送给承办人或传给领导批示。
会签批示:领导对收到的文件作出批示,并将来文返回办公室后转交给承办人或者直接转交给承办人办理。
收文承办:承办人收到来件后,按领导批示的意见办理相关事宜,完成后填报办理结果。办理过程当中如有需调整,每环节可返回办理。
收文归档:将办理后的收文进行归档处理,来文自动进入公文档案管理系统,可在公文档案管理系统中进行查阅、查询处理。
收文打印:在公文流转的任意环节,均可将登记的收文封面和正文进行打印输出。
      
应用图例:
                                                                                      
 
                                                                                      
 
2.3 公文传输
 
        公文传输系统完成公文下发、公文上报,平级单位间公文交换等功能。
 
公文下发和上报:在发布和上报文件时,输入文件文号、标题、类型、发文(上报)单位、选择文件正文等,然后设置文件接收的人员、单位、群组。接收单位登陆系统后会收到新来文件的签收提醒。
公文签收情况:对其它单位的来文,未签收的文件系统都有标识提示,可打开文件进行签收,下载打印。对本单位发布的文件随时监控接收单位签收文件的情况报表,包括未签收单位、已签收单位、签收人、签收时间等。 
公文分类查询:文件类型统一由管理员设定,用户可以按照类型查询文件。例如:市发、市会通、市办发、市组织、市政发等。 
 
应用图例:
                                                                                    
 
                                                                                    


 
3 、技术优势

        3.1 系统的开发采用Internet/Intranet技术、集中和分布式结构相结合来设计,支持组件技术,支持面向应用开发的安全中间件,对软件进行模块插件式设计,以保证软件的灵活扩展性易开发性
  3.2 系统的软件设计通过支持XML技术、遵循J2EE标准、遵循PKI/PMI信任服务体系、支持面向对象设计、支持时间戳服务、支持负载均衡、支持跨平台操作,来实现在同一平台下保证信息完整、安全的操作和传递以及存储。
  3.3 开放的体系结构,具有良好的扩展功能,易升级、易集成。分布式组件技术,标准化接口设计,可自由增加或配置新模块。全面支持二次开发,提供二次定制及开发所需的完整应用工具,包括二次开发手册文档及相关技术资料和案例介绍等。
  3.4 系统以组织机构为基础,实现工作和权限的分配。“部门-岗位-人员”管理模式贴近现实,人事变动和机构调整应变自如,同时实现各模块的权限自动刷新,保证系统数据的安全和完整,以实现所有人员和权限的集中统一管理。
  3.5 完全可定制的工作流引擎,可供系统各模块自由调用。系统全面采用工作流管理与控制,各项工作的流程可以根据总段实际工作规范进行配置。
  3.6 集成的日常办公功能,保证工作文档的不可抵赖性,其审批和办理操作透明、简捷。支持版本保留和痕迹保留功能。支持特送、撤回、催办、邮件分发、办理过程跟踪、工作监控、主办、协办等功能。
  3.7 提供分布式的文档管理体系,伸缩性强,可自由生成多种类的文件库,实现一库多应用及一库多级文件夹功能,四级(库、文件夹、文件、子文件,文件夹可多级设置、子文件可多级存放)存储模式及访问权限控制(管理者、编辑者、作者、读者),满足各类资料信息的管理和利用,能方便接收各类归档文件。
  3.8 支持与其它信息系统的数据集成,支持不同信息系统间数据的有效共享及交换。
  3.9 支持安全的远程办公和移动办公。支持多分支机构、跨地域的系统构建。
    3.10 提供多种消息提示方式。具备工作即时提醒机制:当用户登录办公自动化系统后,如有待办工作、邮件等到来时,系统自动以文字或声音方式进行提示。根据需要支持手机短信提醒功能。系统能实时地将待办工作发送到每个责任人的计算机上(或通过其它通信手段,如手机短信等),并在待办工作窗口中进行显示,通过双击该待办工作信息即可进入相应的工作模块,完成所要处理的工作。将办公自动化和档案管理由被动接受用户查询,变为主动为用户提供信息。
  3.11 提供多种文件处理方式。全面集成MS Office、WPS等个人办公软件;提供各种格式的图形文件、多媒体文件、压缩文件等附件上传功能;提供多个附件间的文件排序功能。
  3.12 支持电子印章和电子签名功能。
  3.13 能够与办公自动化系统完全一体化的档案管理子系统
  3.14 为了保证系统衔接顺利、高效,办公自动化系统与已有应用系统可完成系统的无缝连接。
 
4 、手写批注套件
 
4.1 主要功能
 
轻松实现与WORD、WPS、PDF等文档格式无忧转化:无忧快速转化各类文件格式,比如:DOC、WPS、BMP、PDF、JPG、TXT、DWG、RTF等文件格式。更可以将带有签章、批注笔迹的文档保存为DOC、PDF、WPS等常用文档格式,方便文档流通。
  
手写签名意见:支持高级压感技术。支持高级压感技术,使笔迹更加真实化。
 
会签意见:多人分级手写签批,可以分层查看不同手写意见。 
   
手写意见的合法性追溯:使用高强度的数字签名机制,可以手写笔迹的合法性,追溯签字人。 
  
手写意见的安全性:签字人的信息保存在智能卡中,防止对数据的恶意删除,修改和复制。手写笔迹数据加密保存在文档中,保证在传输过程中的完整性。 
   
人性化设计:实现对笔迹的宽度、颜色等属性的调整,方便用户习惯。 
  
内建批示功能:直接支持会签单、承办单等办文单。
  
数据通讯:多种数据传输方式,实现HTTP,SOCK,FTP网络传送方式,数据均加密传输。 
  
传输的安全性:所有数据都采用加密方式传输,保证了文档在传输过程中的机密性。HTTP、SOCK等通讯提供了更高级别的安全性,即使文件在传输过程中被窃取,也无法得到文件的内容。
  
文档逆转化,对照修改:支持由AIP文件输出为Word、Pdf、Wps等通用文档格式,并保留手写批示意见。 支持与源文件的上下分层对照修改,方便文档的整理和清稿。 
  
全文检索:支持AIP文件全文检索,有利于文件归档备查。
 
多视图:目录视图
        自动从原始文件中获取目录结构。
 
        用户视图
        以用户视图查看各个用户的操作,分层分级查看用户。
  
            缩略图
        提供文档缩略图,方便文档的全局查看。
   
            书签视图
          根据具体的操作模块,查看批示批注内容。
 
多级安全控制:AIP提供文档的各种操作权限,(读写权限、打印权限、拆分权限、文字复制权限)有效的保证了文档的安全性。
                 文档身份控制,可以指定特定的人具有特定的权限。
                 融合PKI体系,兼容第三方证书。
 
其他:AIP更提供荧光笔、文字批注、超链接、文件插入、文件拆分等辅助功能。
 
                                                                                     
 
4.2 技术优势
 
高精度的显示品质:AIP是国内唯一真正意义上的矢量文档格式,无论文档放大缩小都不会有失真。
  
代码执行效率高:AIP通用文档处理系统采用组件技术,可执行代码只有不到900k,是目前所有智能文档中最小的,执行速度特别快,客户不必忍受同类产品在初始化时候较长的等待时间。
  
文档体积小:转化后的AIP文档体积非常小,远小于国内同类产品,客户可以在转化的时候如果选择了附加原始文件,可以从AIP文档中直接得到原始文件。
  
独特的目录支持:AIP提供独特的目录支持,带目录的。Doc文件转化成AIP文档后,目录结构依然有效,用户依然可以通过点击页码直接到达该页面。这一功能也是目前国内同类软件中唯一实现的。
  
PKI体系的融合:AIP内建了PKI体系的支持,用户的批示笔迹和电子签章可以经过身份签名,有效防止了非法的冒充。
 
兼容性,开放性好:AIP采用组件技术,是一个中间件产品,能嵌入在VC、VB、Delphi等各种开发工具;支持ASP、JSP、PHP、HTML等脚本语言;兼容Lotus Notes等各类OA系统。

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